Opprette og gjennomføre videomøte

Fremgangsmåte for ansatte

Når du kaller inn til et videomøte trenger møtedeltakerne å vite hvordan de kopler seg på og hvilken adresse dere skal møtes på. Følg stegene under eller se filmen for å se hvordan du kaller inn til et videomøte.

Video: Hvordan man setter opp et videomøte i Outlook

1: Opprett et nytt møte i kalenderen i Outlook
2: Trykk på «Videomøte» i møteinnkallingen

Når du velger videomøte-knappen, får du automatisk med en tekst i møteinnkallingen. Den beskriver hvordan møtedeltakerne kopler seg på møtet og hvilken adresse dere møtes på. (Du kan trykke på bildet av verktøylinja under for å se hvilken tekst som genereres av knappen.)
Verktøylinje i nytt møte med videomøte-knapp
Har du ikke en Videomøte-knapp? Trykk her

3. Skriv så inn agendaen for møtet og eventuell annen informasjon du vil ha med
4. Send møteinvitasjonen

Denne kan du oppdatere senere, for eksempel om du skal ettersende en pin-kode (se under).

 

Fremgangsmåte for eksterne

På statped.no finner du informasjon om hvordan eksterne kopler seg på et videomøte med Statped. Det er lenket til denne siden i innkallingen som lages av knappen Videomøte. Fremgangsmåte for eksterne external-link-ikon

 

Sikkerhet i møter

Statpeds løsning for videomøter er trygg nok til å utveksle sensitiv informasjon. Dette har ledelsen besluttet. Løsningen heter Cisco Meeting Server og er verktøyet du benytter når du bruker en @meet.statped.no-adresse eller https://meet.statped.no i en nettleser.

Trygge møter forutsetter at du kaller inn til møter ved å bruke videomøte-knappen i Outlook. Du må altså følge framgangsmåten som er beskrevet over, i avsnittet fremgangsmåte for ansatte. Andre møter (Skype-møter og Teams-møter) er ikke like sikre, så unngå å bruke dem.

Du må også beskytte møterommet med et passord hvis det skal utveksles sensitiv informasjon. Dette gjør du i et eget verktøy som heter Acano Manager. Du må selv sette pin-koden manuelt og fjerne den etter møtet. Husk at pin-koden gjelder for møterommet ditt fram til du endrer eller fjerner det. Du trenger ikke bruke passord dersom det ikke blir utvekslet sensitiv informasjon i møtet.

Møtearrangør må holde oversikt over hvem som er i møtet og sikre at ingen uvedkommende er tilstede. Dette ser du i videomøtet eller enda bedre i Acano Manager.

Pålogging til Acano Manager ligger på adressen https://acanomanager. Her er veiledning til Acano Manager. Logg inn med dittbrukernavn@meet.statped.no og ditt vanlige Windows påloggingspassord.

Statpeds «meet»-løsning krever at all nettverkstrafikk i videomøter er kryptert. Det betyr at møteparter kun får koplet seg til møtet dersom klienten (nettleseren) støtter slik kryptering. Nettleseren Google Chrome har denne krypteringen som standard. Derfor anbefaler vi å bruke Google Chrome i videomøter i og med Statped.

Forslag til god flyt ved bruk av pin-kode

Møterommet ditt er beskyttet med pin-kode fra det tidspunktet du legger inn en kode i Acano Manager. Du bør derfor vente med å sette pin-kode til kort tid før møtet starter. Husk også å fjerne koden etter møtet.

  1. Når du sender møteinvitasjon, bestem en pin-kode og skriv den inn i møteinnkallingen.
  2. Når du får påminnelse om at møtet ditt snart skal starte (15 min før), trykk deg inn på https://acanomanager og sett inn pin-koden du lagde når du sendte innkallingen.
  3. Når du er ferdig med møtet, gå inn i Acano Manager igjen og slett pin-koden.

 

Før møtet

Her er noen momenter å tenke på før møtet starter:

  • Ha en klar agenda og et mål for møtet.
  • Gjør deg kjent med oppkoplingen og sett deg også inn i hvordan eksterne deltakere kopler seg opp og deltar i møtet. henvis eksternt til informasjon om videomøte på statped.no. Avtal gjerne å teste oppkopling på et tidligere tidspunkt. Det kan trygge møteparten.
  • Vurder om deltakerne bør få materiell i forkant av møtet slik at de kan forberede seg. Dette kan du sende på e-post. Er filen stor, kan du dele via OneDrive. Materiell kan også legges ved innkallingen, slik at det er raskt å finne når man er i møtet.
  • Vurder om du kan bruke metodikken omvendt undervisning. Det vil si å lage og sende ut en video på forhånd slik at deltakerne får kunnskap og informasjon før møtet.
Dele video og andre filerOmvendt undervisning

 

Under møtet

God møteledelse og teknikk som fungerer, øker sannsynligheten for et godt videomøte

Oppkopling
  • Koble deg opp i god tid. Bruk gjerne litt tid til å teste og justere lyd og bilde. Sørg for at alle er synlige i bildet. Om nødvendig ber du folk plassere seg på en annen måte.
  • I møte med flere deltakere, be folk slå av mikrofonen når de ikke snakker. Da unngår dere unødvendig støy i møtet.
God møteledelse i videomøter er som i andre møter
  • Ønsk velkommen og informer om agenda og mål for møtet.
  • Presenter deltakerne. Ta gjerne en navnerunde. Dersom det er mange deltakere kan du vurdere å heller nevne hvor folk sitter.
  • Informer om kommunikasjonsform. Instruer om hvorvidt folk skal ta ordet, rekke opp hånden eller bruke chat.
  • Avklar hvem som eventuelt skriver referat.
  • Ta rollen som møteleder. Ha en tydelig start og en tydelig slutt. Sett rammer, legg premisser og styr ordet.
  • Følg ekstra godt med på non-verbal kommunikasjon. Kroppsspråk og signaler kan være vanskelige å fange opp på et videomøte.
  • Dersom møtet er et første møtepunkt mellom deltakerne, kan det være lurt å starte med uformell kaffeprat slik at deltakerne blir litt kjent.
  • Møter på video kan for noen være mer anstrengende enn fysiske møter. Legg inn nødvendige pauser.
  • Legg en plan for hva som skal skje etter møtet. Oppsummer gjerne denne i fellesskap.
  • Send ut presentasjoner eller annet materiell som deltakerne har bruk for.