Opprette og gjennomføre videomøte

Her er snarveier til underkapitlene på denne siden:

Fremgangsmåte for ansatte

Video: Hvordan man setter opp et videomøte i Outlook

For å se hvordan man setter opp og innkaller til et videomøte kan man enten se videoen ovenfor, eller følge stegene i tabellen under.


Steg Tilleggsinformasjon
  1. Opprett et nytt møte.
Dette finnes ved å trykke på Nye elementer og deretter Møte.
  1. Trykk på VK-møte for å få opp dine møtedetaljer.
    Her kan du se din Møte-ID som eksterne kan koble seg til
ikon VK-møte, to skjermerHar du ikke en VK-møte-knapp?
Trykk på bildet for å se hva knappen
genererer av informasjon i møteinnkallingen.
  1. Skriv så inn agendaen for møte.

Send møteinvitasjonen.



Fremgangsmåte for eksterne

statped.no er det ytterligere beskrevet hvordan eksterne kopler seg på et videomøte med Statped, og lenk til dette er med i innkallingen som lages av knappen VK-møte. Bruksanvisning for eksterne external-link-ikon

Video: Hvordan man kobler seg opp til et Statped videomøte i nettleseren Chrome

 

Tips til god gjennomføring av møtet

Gode forberedelser øker sannsynligheten for et godt møte. Teknikk, agenda og rammer er noen av momentene du bør tenke på når du forbereder et videomøte.

Planlegg møtet
  • Ha en klar agenda og et mål for møtet.
  • Planlegg innholdet og skriv gjerne ned en plan for møtet.

Bli kjent med teknikken

Gjør deg kjent med hvordan du setter opp et digitalt møterom. Test oppkoplingen og sett deg også inn i hvordan eksterne deltakere kopler seg opp og deltar i møtet. Bruk disse guidene:

Undersøk møtepartens utstyr og kompetanse

Undersøk hva møteparten har av utstyr og kompetanse. Vær tålmodig og husk at dette kan være møtepartens første videomøte.

Tilby teknisk support dersom møteparten er usikker på det tekniske. Avtal med SIKT hvordan de kan bistå og gi etter avtale et telefonnummer som møteparten kan ringe for å få hjelp.

Avtal gjerne å teste oppkopling på et tidligere tidspunkt. Det kan trygge møteparten.

Send en tydelig invitasjon

Lag en tydelig invitasjon der du opplyser om:

  • Utstyr: en deltar via datamaskin og trenger webkamera, mikrofon og god nettilgang.
  • Oppkopling: en kopler seg opp ved hjelp av informasjon på statped.no. Send denne lenken external-link-ikon.
  • Support: Statped gir teknisk støtte ved behov. Dette må du avtale med SIKT på forhånd.
  • Sikkerhet: møterommet er lukket og trygt, men samtalen blir stoppet hvis uvedkommende kommer inn i rommet.
  • Agenda: hva møtet skal handle om og hvor mange som deltar.

Send ut materiell i forkant

Vurder om deltakerne bør få materiell i forkant av møtet slik at de kan forberede seg. Dette kan du sende på e-post. Er filen stor, kan du dele via OneDrive.

Vurder om du kan bruke metodikken omvendt undervisning. Det vil si å lage og sende ut en video på forhånd slik at deltakerne får kunnskap og informasjon før møtet.

Dele video og andre filerOmvendt undervisning

 

Under møtet

God møteledelse og teknikk som fungerer, øker sannsynligheten for et godt videomøte.

Oppkopling
  • Koble deg opp i god tid.
  • Vurder å sette av de første minuttene av møtet til oppkopling slik at alle får koplet seg på.
  • Bruk gjerne noen minutter til å teste og justere lyd og bilde.
  • Be folk slå av mikrofonen når de ikke snakker slik at det ikke blir unødvendig støy i møtet.
  • Informer gjerne om at teknologi er sårbart og at det er viktig med litt tålmodighet dersom det oppstår tekniske utfordringer.
  • Få bistand av SIKT hvis du har avtalt dette på forhånd.

Sett rammer for møtet
  • Ønsk velkommen og informer om agenda og mål for møtet.
  • Presenter deltakerne. Ta gjerne en navnerunde. Dersom det er mange deltakere kan du vurdere å heller nevne hvor folk sitter.
  • Sørg for at alle er synlige i bildet. Om nødvendig ber du folk plassere seg på en annen måte.
  • Informer om kommunikasjonsform. Instruer om hvorvidt folk skal ta ordet, rekke opp hånden eller bruke chat. Kanskje er det en fordel å bruke fornavn for å skape en relasjon mellom deltakerne.
  • Avklar hvem som eventuelt skriver referat.
Vær en god møteleder
  • Ta rollen som møteleder. Ha en tydelig start og en tydelig slutt.
  • Sett rammer, legg premisser og styr ordet.
  • Dersom det blir brukt chat under møtet, kan det være en fordel å være to som leder møtet. Da kan den ene styre møtet og den andre svare på chatten.
  • Følg ekstra godt med på non-verbal kommunikasjon. Kroppsspråk og signaler kan være vanskelige å fange opp på et videomøte.
  • Dersom møtet er et første møtepunkt mellom deltakerne, kan det være lurt å starte med uformell kaffeprat slik at deltakerne blir litt kjent.

Gi pauser og egentid
  • Møter på video kan være mer anstrengende enn fysiske møter. Legg inn nødvendige pauser.

Hvis teknikken skjærer seg
  • Ta det med et smil og forsøk å løse problemet. Kontakt SIKT ved behov.

Følg opp
  • Legg en plan for hva som skal skje etter møtet. Oppsummer gjerne denne i fellesskap.
  • Send ut presentasjoner eller annet materiell som deltakerne har bruk for.

 


Tekst generet av VK-møte

2 thoughts on “Opprette og gjennomføre”

  1. .
    .
    Veldig fint å ha det mer samlet – jeg liker at jeg slipper å klikke så mye som tidligere. Det var veldig nyttig!

    «Planlegg møte» – lurer på om denne trengs? Den er jo forsåvidt relevant, men kanskje ikke denne konteksten.
    «Send en tydelig invitasjon» – trenger vi denne? Er ikke den dekket av invitasjonen som sendes med møteinnkallingen automatisk?

    Ser det er flere steder det er generelle tips for møter og oppfølging. For meg er dette litt brudd i forventingene for hva jeg vil finne på denne siden, som er mer en bruksanvisning. VK er jo ikke noe nytt i Statped og mange har jo brukt det lenge. Jeg skjønner intensjonen med å sette det tekniske og pedagogiske sammen, men jeg synes nesten tonen i teksten blir litt nedlatende. Men kanskje det bare er meg. Man kan jo teste ut siden med noen rådgivere kanskje?

    Siden er også litt kompakt. Kunne vi fått litt mer luft mellom de ulike delene? Hvis vi deler opp innholdet i teknisk og pedagogiske tips/tips til møteledelse. Kunne man hatt intern linking på siden? Altså at man hopper til en ny seksjon?

    1. .
      .
      Enig med Stian at vi må tenke gjennom om det er generell møteledelse vi skal ha her eller om det er det som har betydning for videomøte.
      Bør også være en informasjon om tegnspråk og videomøte

Legg igjen en kommentar

Din e-postadresse vil ikke bli publisert.